Em julho de 2024, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) publicou a Resolução CD/ANPD Nº 18, que aprova o Regulamento sobre a atuação do Encarregado pelo tratamento de dados pessoais, conforme previsto na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Esta nova regulamentação traz diretrizes claras e detalhadas sobre as responsabilidades, qualificações e condições de atuação do Encarregado, papel crucial na implementação e manutenção das normas de proteção de dados pessoais no Brasil.
- O Papel do Encarregado: Definições, Atribuições e Requisitos
A LGPD, em seu artigo 41, exige que as empresas nomeiem um Encarregado pelo tratamento de dados pessoais, que atua como um canal de comunicação entre a organização, os titulares dos dados e a ANPD. A Resolução CD/ANPD Nº 18 aprofunda essa exigência, estabelecendo que o Encarregado pode ser uma pessoa natural ou jurídica, integrante do quadro organizacional do agente de tratamento ou externo a ele. A identidade e as informações de contato do Encarregado devem ser divulgadas de forma clara e objetiva, em local de fácil acesso, preferencialmente no site da organização.
Entre as atribuições estabelecidas pelo novo regulamento, destacam-se:
- Aceitar reclamações e comunicações dos titulares dos dados: O Encarregado deve prestar esclarecimentos e adotar providências cabíveis, garantindo que os direitos dos titulares sejam respeitados.
- Receber comunicações da ANPD: O Encarregado é responsável por receber e tomar as medidas necessárias para atender às solicitações da ANPD, assegurando que a organização esteja em conformidade com a legislação.
- Orientar funcionários e contratados: O Encarregado deve orientar a organização quanto às práticas a serem adotadas em relação à proteção de dados pessoais, assegurando a conformidade contínua.
- Executar outras atribuições determinadas pelo agente de tratamento: O Encarregado também pode ser incumbido de outras funções, conforme estabelecido por normas complementares ou pelo próprio agente de tratamento.
- Formalização e Divulgação da Indicação do Encarregado
A nomeação do Encarregado deve ser realizada por meio de um ato formal, conforme definido pela resolução, que exige que o documento de designação seja escrito, datado e assinado, demonstrando de forma clara a intenção do agente de tratamento. Este documento deve ser disponibilizado à ANPD quando solicitado. A divulgação da identidade e das informações de contato do Encarregado é obrigatória e deve ser mantida atualizada. Para agentes de tratamento que não possuam sítio eletrônico, a divulgação pode ser feita por outros meios de comunicação disponíveis.
- Conflito de Interesses e Acúmulo de Funções
Um aspecto crítico do novo regulamento é a prevenção de conflitos de interesse. O Encarregado deve atuar com ética, integridade e autonomia técnica, evitando situações que possam comprometer sua objetividade. A resolução permite que o Encarregado acumule funções ou atue para mais de um agente de tratamento, desde que o acúmulo não prejudique suas funções e não exista conflito de interesses.
O regulamento estabelece que o Encarregado deve declarar ao agente de tratamento qualquer situação que possa configurar conflito de interesses. Se um conflito for identificado, o agente de tratamento deve tomar medidas para mitigar o risco, que podem incluir a não indicação do Encarregado ou sua substituição.
- Deveres dos Agentes de Tratamento
A Resolução CD/ANPD Nº 18 também impõe deveres aos agentes de tratamento para assegurar que o Encarregado tenha condições adequadas para desempenhar suas funções. Entre esses deveres estão:
- Prover meios necessários para o exercício das atribuições: Inclui fornecer recursos humanos, técnicos e administrativos para que o Encarregado possa atuar de forma eficaz.
- Solicitar assistência e orientação do Encarregado: A organização deve envolver o Encarregado em decisões estratégicas que envolvam o tratamento de dados pessoais, garantindo que as práticas adotadas estejam em conformidade com a LGPD.
- Garantir autonomia técnica ao Encarregado: O Encarregado deve ter liberdade para orientar a organização sobre a proteção de dados, sem interferências indevidas.
Além disso, os agentes de tratamento são responsáveis por assegurar que o Encarregado tenha acesso direto às pessoas de maior nível hierárquico dentro da organização, especialmente aos responsáveis pela tomada de decisões estratégicas relacionadas ao tratamento de dados pessoais.
- Implicações Práticas e Desafios para as Empresas
A entrada em vigor deste regulamento impõe às empresas a necessidade de revisão e, possivelmente, de reestruturação de suas políticas de proteção de dados para assegurar conformidade. As empresas devem garantir que o Encarregado tenha as qualificações necessárias e os recursos adequados para desempenhar suas funções, além de prevenir e gerir potenciais conflitos de interesse.
A nova regulamentação também traz um desafio adicional para pequenas e médias empresas, que podem ter menos recursos para cumprir as exigências de forma plena. No entanto, o regulamento reconhece a realidade dos agentes de tratamento de pequeno porte, permitindo que estes não sejam obrigados a indicar um Encarregado, desde que disponibilizem um canal de comunicação com os titulares de dados.
Conclusão
A Resolução CD/ANPD Nº 18 representa um avanço significativo na governança de dados no Brasil, fornecendo orientações detalhadas sobre a atuação do Encarregado e reforçando a importância desse papel na proteção dos direitos dos titulares de dados. As empresas devem aproveitar essa oportunidade para revisar e fortalecer suas práticas de governança de dados, garantindo que estejam em conformidade com a LGPD e preparados para os desafios e oportunidades que surgem com a regulamentação.
Considerando a complexidade das novas exigências, é recomendável que as organizações consultem advogados especializados em direito digital para assegurar que suas práticas estejam alinhadas com o regulamento e para minimizar riscos associados ao tratamento de dados pessoais.
Marcelo Pasetti – OAB/RS 39.481